Thủ Thuật Máy Tính
Giữ số 0 đứng đầu và số lớn
Sep
Bạn đã bao giờ nhập hoặc nhập dữ liệu vào Excel chứa số không đứng đầu, như 00123 hay số lớn như 0908603917 chưa? Ví dụ về những số an sinh xã hội, số điện thoại, số thẻ tín dụng, mã sản phẩm, số tài khoản hoặc mã bưu chính. Excel tự động loại bỏ các số không đứng đầu và chuyển đổi số lớn thành ký hiệu khoa học, chẳng hạn như 1,23E+15, để cho phép các công thức và các phép toán học làm việc trên các số đó. Bài viết này đề cập đến cách giữ dữ liệu của bạn ở định dạng gốc, đây là Excel coi như văn bản.
Mục Lục
Chuyển đổi số thành văn bản khi bạn nhập dữ liệu văn bản
Sử dụng Excel Tải Dữ liệu & (Power Query) để định dạng từng cột riêng lẻ dưới dạng văn bản khi bạn nhập dữ liệu. Trong trường hợp này, chúng tôi đang nhập tệp văn bản nhưng các bước chuyển đổi dữ liệu vẫn giống nhau đối với dữ liệu được nhập từ các nguồn khác, chẳng hạn như XML, Web, JSON, v.v..
[external_link_head]-
Bấm vào tab Dữ liệu, rồi bấm vào Từ văn bản/CSV bên cạnh nút Lấy dữ liệu. Nếu bạn không nhìn thấy nút Lấy Dữ liệu, hãy đi đến mục Truy vấn Mới > Từ Tệp > Từ Văn bản và duyệt đến tệp văn bản của bạn,rồi nhấn Nhập .
-
Excel sẽ tải dữ liệu của bạn vào ngăn xem trước. Nhấn vào Chỉnh sửa trong ngăn xem trước để tải Trình soạn thảo Truy vấn.
-
Nếu cần chuyển đổi bất kỳ cột nào thành văn bản, hãy chọn cột để chuyển đổi bằng cách bấm vào tiêu đề cột, rồi đi đến Trang đầu > Chuyển đổi > Kiểu Dữ liệu >chọnVăn bản.
Mẹo: Bạn có thể chọn nhiều cột bằng cách nhấn Ctrl+Bấm chuột trái.
-
Tiếp theo, bấm Thay thế Hiện tại trong hộp thoại Thay đổi Kiểu Cột và Excel sẽ chuyển đổi các cột đã chọn thành văn bản.
-
Khi bạn thực hiện xong, bấm Đóng Dữ & Tảivà Excel sẽ trả dữ liệu truy vấn về trang tính của bạn.
Nếu dữ liệu của bạn thay đổi trong tương lai, bạn có thể đi đến Dữ liệu >Làmmới , và Excel sẽ tự động cập nhật dữ liệu của bạn và áp dụng các chuyển đổi cho bạn.
Trong Excel 2010 và 2013, có hai phương pháp nhập tệp văn bản và chuyển đổi số thành văn bản. Phương pháp được đề xuất là sử dụng Power Query, sẵn dùng nếu bạn tải xuống bổ trợ Power Query. Nếu bạn không thể tải xuống bổ trợ Power Query, bạn có thể dùng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản. Trong trường hợp này, chúng tôi đang nhập tệp văn bản nhưng các bước chuyển đổi dữ liệu vẫn giống nhau đối với dữ liệu được nhập từ các nguồn khác, chẳng hạn như XML, Web, JSON, v.v..
-
Bấm tab Power Query trong Ribbon, sau đó chọn Lấy Dữ liệu Ngoài > Từ Văn bản.
-
Excel sẽ tải dữ liệu của bạn vào ngăn xem trước. Nhấn vào Chỉnh sửa trong ngăn xem trước để tải Trình soạn thảo Truy vấn.
-
Nếu cần chuyển đổi bất kỳ cột nào thành văn bản, hãy chọn cột để chuyển đổi bằng cách bấm vào tiêu đề cột, rồi đi đến Trang đầu > Chuyển đổi > Kiểu Dữ liệu >chọnVăn bản.
Mẹo: Bạn có thể chọn nhiều cột bằng cách nhấn Ctrl+Bấm chuột trái.
-
Tiếp theo, bấm Thay thế Hiện tại trong hộp thoại Thay đổi Kiểu Cột và Excel sẽ chuyển đổi các cột đã chọn thành văn bản.
[external_link offset=1] -
Khi bạn thực hiện xong, bấm Đóng Dữ & Tảivà Excel sẽ trả dữ liệu truy vấn về trang tính của bạn.
Nếu dữ liệu của bạn thay đổi trong tương lai, bạn có thể đi đến Dữ liệu >Làmmới , và Excel sẽ tự động cập nhật dữ liệu của bạn và áp dụng các chuyển đổi cho bạn.
Sử dụng định dạng tùy chỉnh để giữ lại các số không đứng đầu
Nếu bạn muốn giải quyết vấn đề này chỉ trong sổ làm việc vì nó không được các chương trình khác dùng làm nguồn dữ liệu, bạn có thể dùng một định dạng tùy chỉnh hoặc một định dạng đặc biệt để giữ lại các số không đứng đầu. Hàm này có tác dụng với các mã số có chứa dưới 16 chữ số. Ngoài ra, bạn có thể định dạng mã số của mình bằng dấu gạch ngang hoặc dấu chấm câu khác. Ví dụ: để làm cho số điện thoại dễ đọc hơn, bạn có thể thêm dấu gạch ngang giữa mã quốc tế, mã quốc gia/mã vùng, mã vùng, tiền tố và một vài số cuối cùng.
|
Mã số |
Ví dụ |
Định dạng số tùy chỉnh |
|---|---|---|
|
Xã hội |
0908603917 |
0908603917 |
|
Điện thoại |
0908603917 |
0908603917 |
|
Bưu chính |
00123 |
00000 |
Các bước
-
Chọn ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn định dạng.
-
Nhấn Ctrl+1 để tải hộp thoại Định dạng Ô.
-
Chọn tab Số, sau đó trong danh sách Thể loại, bấm Tùy chỉnh, sau đó trong hộp Loại, nhập định dạng số, chẳng hạn như 0908603917 cho mã số an sinh xã hội hoặc 00000 cho mã bưu chính có năm chữ số.
Mẹo: Bạn cũng có thể bấm vào Đặcbiệt , rồi chọn Mã Zip, Mã Zip + 4, Điện thoại hoặcSố An sinh Xã hội.
Tìm thêm thông tin về mã tùy chỉnh, hãy xem Tạo hoặc xóa định dạng số tùy chỉnh.
Lưu ý: Tùy chọn này sẽ không khôi phục các số không đứng đầu đã bị loại bỏ trước khi định dạng. Điều này sẽ chỉ ảnh hưởng đến các số được nhập sau khi định dạng được áp dụng.
Sử dụng hàm TEXT để áp dụng định dạng
Bạn có thể sử dụng một cột trống bên cạnh dữ liệu của mình và sử dụng hàm TEXT để chuyển đổi nó sang định dạng bạn muốn.
|
Mã số [external_link offset=2] |
Ví dụ (Trong ô A1) |
Hàm TEXT và định dạng mới |
|---|---|---|
|
Xã hội |
0908603917 |
=TEXT(A1,”0908603917″) |
|
Điện thoại |
0908603917 |
=TEXT(A1,”0908603917″) |
|
Bưu chính |
00123 |
=TEXT(A1,”00000″) |
Số thẻ tín dụng được làm tròn xuống
Excel chính xác tối đa là 15 chữ số có nghĩa, điều này có nghĩa là với bất kỳ số nào có chứa 16 chữ số trở lên, chẳng hạn như số thẻ tín dụng, bất kỳ số nào vượt qua chữ số thứ 15 sẽ được làm tròn xuống không. Trong trường hợp mã số có 16 chữ số trở lên, bạn phải sử dụng định dạng văn bản. Để thực hiện điều này, bạn có thể thực hiện một trong hai điều sau:
-
Định dạng cột dưới dạng Văn bản
Chọn dải dữ liệu của bạn, rồi nhấn Ctrl+1 để cho chạy hộp thoại Định > Ô. Trên tab Số, hãy bấm Văn bản.
Lưu ý: Điều này sẽ không thay đổi các số đã được nhập. Điều này sẽ chỉ ảnh hưởng đến các số được nhập sau khi định dạng được áp dụng.
-
Dùng ký tự nháy đơn
Bạn có thể nhập một nháy đơn (‘) trước số và văn Excel sẽ coi đó là văn bản.
Đầu Trang
Bạn cần thêm trợ giúp?
Bạn luôn có thể hỏi một chuyên gia trong Cộng đồng Kỹ thuật Excel hoặc nhận sự hỗ trợ trongCộng đồng trả lời.
