Thủ Thuật Máy Tính
Hướng dẫn chi tiết cách tạo lịch trong Excel chuyên nghiệp
Sep
Khi nhập dữ liệu trong Excel thì bạn rất dễ nhầm lẫn khi nhập ngày tháng. Bởi vì ngày tháng có rất nhiều định dạng và cách hiểu khác nhau: Có khi thì nhập Ngày trước, tháng sau, có khi lại nhập Tháng trước, ngày sau. Do đó để giúp các bạn nhập ngày tháng 1 cách chính xác, nhanh chóng, Gitiho giới thiệu với bạn cách tạo lịch có nút bấm chọn ngày trong Excel bằng công cụ Date and Time Picker. Hãy cùng tìm hiểu ngay nào:
Mục Lục
Cách chèn lịch trong Excel với công cụ Date and Time Picker Control
Công cụ Date and Time Picker Controlcủa Microsoft hoạt động với các phiên bản 32-bit của Excel 2016, Excel 2013 và Excel 2010, nhưng nó sẽ không hoạt động trên Excel 64-bit. Việc chèn lịch thả xuống trong Excel rất dễ dàng nhưng hầu hết chúng ta ít để ý tới công cụ Date and Time Picker Control.
[external_link_head]
Xem thêm khóa học Excel Online -Tuyệt đỉnh Excel – để trở thành bậc thầy Excel chỉ trong 16 giờ
Để chèn lịch trong Excel, hãy thực hiện các bước sau:
Bước 1: mở tthẻ Developer trên thanh công cụ
Bộ chọn ngày trong excel thuộc nhóm ActiveX Controls trong thẻ Developer. Thông thường thẻ Developer bị ẩn trên thanh công cụ của Excel, nhưng bạn có thể thiết lập để hiển thị thẻ này bằng cách:
- Bấm chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trên thanh công cụ (ribbon) sau đó chọn mục Customize the Ribbon
- Ở phần bên phải của cửa sổ, chọn Main Tabs (thường là tab được chọn theo mặc định), đánh dấu chọn vào mục Developer và nhấn OK
Khi đó trên thanh công cụ của Excel sẽ xuất hiện thêm thẻ Developer.
Bước 2: Chèn lịch vào Excel
Bộ lịch chọn ngày trong Excel có tên là Microsoft Date and Time Picker Control. Để chèn nó vào trang tính của mình, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
- Đi tới thẻ Developer > bấm chọn mục Insert, sau đó bấm vào nút More Controls trong phần ActiveX Controls.
- Trong cửa sổ hộp thoại More Controls , hãy tìm mục Microsoft Date and Time Picker Control 6.0 (SP6), chọn rồi bấm nút OK (Nếu bạn không thể tìm thấy Date and Time Picker Control trong danh sách này thì cũng đừng lo lắng, hãy đọc tiếp phần Lưu ý ở cuối nội dung này)
- Cuối cùng, nhấp vào ô mà bạn muốn chèn lịch, bạn sẽ nhận được kết quả như sau:
Khi bạn chèn bất kỳ đối tượng nào trong bộ điều khiển ActiveX của thẻ Developer, chế độ thiết kế Design Mode sẽ tự bật, cho phép bạn sửa đổi giao diện và thuộc tính của các đối tượng mới được thêm vào. Để bắt đầu sử dụng các đối tượng, bạn hãy bấm vào vị trí mục Design Mode một lần nữa để tắt chế độ chỉnh sửa.
Bây giờ bạn có thể sử dụng bảng chọn lịch bằng cách bấm vào vị trí dấu mũi tên hướng xuống trong Date and Time Picker. Bạn sẽ nhìn thấy một bảng lịch, trong đó bạn có thể chọn ngày theo ý muốn một cách dễ dàng:
Lưu ý:
Nếu Microsoft Date Piker không có sẵn trong danh sách More Controls, rất có thể là do các lý do sau:
- Bạn đang sử dụng phiên bản Office 64 bit. Rất tiếc, không có điều khiển bộ chọn ngày chính thức cho Office 64-bit. Giải pháp duy nhất là sử dụng lịch của bên thứ ba cho Excel .
- Điều khiển lịch (mscomct2.ocx) không khả dụng hoặc chưa được đăng ký trên máy của bạn. Để khắc phục điều này, vui lòng làm theo hướng dẫn ở phần Cách đăng ký calendar control bên dưới.
Bước 3: Tùy chỉnh bộ điều khiển lịch
Để thiết lập thay đổi cho bộ điều khiển lịch, bạn cần mở chế độ Design Mode. Hãy kiểm tra xem chế độ này đã mở chưa, nếu đang mở thì biểu tượng Design Mode sẽ có màu nền chìm và khung viền bao quanh. Hãy nhấn vào biểu tượng Design Mode nếu nó đang chưa được kích hoạt.
Tiếp theo bạn có thể thực hiện một số thay đổi như:
- Để thay đổi kích thước: giữ chuột vào vị trí hình tròn ở các góc của bộ điều khiển lịch, sau đó kéo để mở rộng hoặc thu nhỏ kích thước theo ý muốn.
- Để thay đổi phông chữ, bạn bấm chọn bộ điều khiển lịch, sau đó vào thẻ Home để chính lại phông chữ theo ý muốn: font chữ, cỡ chữ, màu sắc…
Bước 4: Liên kết bộ điều khiển lịch với một ô trong Excel
Việc này là cần thiết bởi bạn sẽ muốn sử dụng được giá trị ngày mà bạn chọn trong bộ điều khiển lịch. Khi đó bạn có thể sử dụng các giá trị ngày được tạo bởi bộ điều khiển lịch trong các hàm, công thức tính của Excel
Ví dụ: Bạn có 2 bộ điều khiển lịch thể hiện các giá trị Từ ngày và Đến ngày như sau:
Bạn muốn sử dụng công thức tại ô C2 để đếm các giá trị ngày trong khoảng từ ngày 01/09/2016 tới ngày 15/09/2016, nhưng kết quả là 0. Bởi vì nếu bạn chỉ đặt bộ điều khiển lịch tại ô A2 mà không liên kết giá trị vào ô này thì ô đó sẽ không nhận giá trị ngày được chọn trong bộ điều khiển lịch.
Để khắc phục điều này bạn hãy thiết lập để liên kết giá trị trong bộ điều khiển lịch vào 1 ô như sau:
- Bật chế độ Design Mode, chọn 1 bộ điều khiển lịch (ví dụ là bộ điều khiển lịch tại ô A2)
- Bấm chuột phải vào bộ điều khiển lịch này, chọn Properties
Trong cửa sổ Properties, hãy tìm thuộc tính LinkedCell và nhập tham chiếu ô bên cạnh nó (A3 trong ví dụ này):
Nếu Excel hiển thị lỗi “Can’t set cell value to NULL…” , chỉ cần nhấp vào OK để bỏ qua.
Và bây giờ, ngay sau khi bạn chọn một ngày trong bộ điều khiển lịch, lập tức giá trị được chọn sẽ đưa vào ô đã đặt liên kết. Ví dụ như trong hình dưới đây:
Lúc này công thức có thể tính được dựa trên giá trị tại ô A3, B3 như với điều kiện ngày thông thường.
Tham khảo: Cách dùng hàm COUNTIFS để thống kê theo nhiều điều kiện cùng lúc
Cách cài đặt Calendar Control trên máy tính của bạn
Trong các phiên bản Excel trước, bộ điều khiển lịch chọn ngày và giờ (mscomct2.ocx trong Excel 2010 và 2013 và mscal.ocx trong Excel 2007) thường có sẵn trong bộ cài đặt mặc định. Nhưng với các phiên bản cao hơn (từ Excel 2016 trở đi) có thể không có sẵn. Bạn cần kiểm tra xem máy tính đã có công cụ này chưa. Nếu chưa có thì bạn cần tải Add-in này và cài đặt lại để sử dụng.
Kiểm tra xem file mscomct2.ocx có tồn tại trên máy tính không
Để bắt đầu, hãy kiểm tra xem Microsoft Calendar Control có sẵn trên máy của bạn không. Các bước thực hiện như sau:
- Bấm vào vị trí nút Start (ở góc dưới bên trái màn hình Desktop),
- Chọn mục Run (hoặc bấm vào khung tìm kiếm)
- Nhập mscomct2.ocx (hoặc mscal.ocx trong Excel 2007 trở về trước) rồi nhấn nút OK để tìm.
Nếu tìm thấy tệp mscomct2.ocx, hãy bỏ qua bước 2 và tiếp tục với bước 3.
Cách tải và cài đặt Microsoft Date and Time Picker control
Nếu không tìm thấy Microsoft Date Picker Control trên máy tính, bạn có thể tải về và cài đặt nó để sử dụng. Hãy nhớ rằng bộ điều khiển lịch này chỉ hoạt động cho phiên bản 32-bit của Excel mà thôi (từ phiên bản 2010 trở lên).
Khi tệp mscomct2.zip được tải xuống, hãy giải nén mscomct2.ocx và sao chép nó vào một trong các thư mục sau tùy thuộc vào các bit Windows của bạn (Để kiểm tra xem máy tính của bạn là 32bit hay 64bit, bạn có thể nhấp chuột phải vào biểu tượng Computer trên màn hình Desktop, và chọn Properties):
- Trên Windows 32-bit: C: \ Windows \ System32
- Trên Windows 64-bit: C: \ Windows \ SysWoW64
Bạn phải có quyền quản trị để sao chép tệp vào thư mục hệ thống. Nếu bạn có quyền quản trị, nhưng vẫn nhận được hộp thoại Destination Folder Access Denied, chỉ cần nhấp vào Continue mà thôi.
Cách cài đặt và đăng ký Calendar Control
Không chỉ cần calendar control (mscomct2.ocx) tồn tại trên máy tính của bạn, bạn cần phải đăng ký nó trong hệ thống với các bước sau đây:
- Nhấp vào nút Start và nhập “command” vào hộp tìm kiếm, nhưng không nhấn phím Enter.
- Bấm chuột phải vào Command Prompt ở đầu kết quả tìm kiếm, sau đó bấm Run as Administrator.
- Trong hộp thoại Administrator , hãy nhập một trong các lệnh sau, rồi nhấn Enter:
Đối với Windows 32 bit :
C: \ Windows \ System32 \ regsvr32.exe mscomct2.ocx
Đối với Windows 64 bit :
C: \ Windows \ SysWoW64 \ regsvr32.exe mscomct2.ocx
Trong cửa sổ này bạn không sử dụng được các phím tắt để sao chép, dán (Copy – paste). Để dán lệnh, bạn hãy:
- Định vị con trỏ chuột ở nơi bạn muốn chèn văn bản,
- Sau đó nhấn chuột phải, chọn vào mục Edit,
- Chọn tiếp mục Paste.
Ngoài ra, bạn có thể sao chép / dán lệnh trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào chẳng hạn như Notepad, lưu tệp có phần mở rộng .bat (ví dụ: reg.bat ) ở bất kỳ đâu trên máy tính của bạn, bấm chuột phải vào tệp .bat, sau đó bấm Run as Administrator .
Khi mscomct2.ocx được đăng ký, bạn hãy khởi động lại Excel. Tiếp theo bạn kiểm tra trong thẻ Developer đã có bảng điều khiển lịch chưa nhé.
Cách tạo lịch biểu chuyên nghiệp trong Excel
Nhằm giúp bạn có thể tự tay tạo ra các bảng lịch theo ý muốn, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn từng bước để tạo ra 1 bảng lịch trong Excel. Bắt đầu ngay nào:
[external_link offset=2]Bước 1: Tạo một bảng tính mới
Trong bảng tính này, bạn hãy chọn 1 vùng ô gồm 7 cột, 7 dòng (ví dụ vùng A1:G7)
Sau đó thiết lập độ rộng cho các dòng, cột như sau:
- Cột A đến cột G: Column Width là 75
- Dòng 1 đến dòng 7: Row Height là 118
Bước 2: Thiết lập kẻ khung và định dạng trang in
- Chọn vùng bảng A1:G7
- Tại thẻ Page Layout, bạn thiết lập căn lề cho vùng bảng là:
- Lề trên, lề dưới: 0.25
- Lề trái, lề phải: 0.25
- Header, Footer: 0
- Tại thẻ Home, bạn chọn kẻ khung đường viền cho vùng này (chọn All Border)
Bước 3: Nhập ngày tháng vào lịch của bạn
- Tại hàng 1 (A1:G1): Gộp các ô lại thành 1 ô duy nhất (Chọn vùng A1:G1 rồi bấm chọn Merge & Center)
- Tại Hàng 2 (A2:G2): Nhập các ngày trong tuần từ Chủ nhật, Thứ hai, Thứ ba… tới Thứ bảy. Sau đó bạn căn lề giữa theo chiều ngang và chiều dọc
- Các hàng tiếp theo: Nhập lần lượt các ngày trong tháng, từ ngày 1 tới ngày cuối tháng
- Tiếp đên, bạn hãy thêm tiêu đề cho tháng. Ví dụ như: Tháng 6 năm 2021. Bấm Insert > Text > WordArt và chọn một kiểu cho văn bản của bạn, sau đó nhập tiêu đề tháng
Bước 4. Trang trí thêm các biểu tượng cho đẹp mắt
Nếu bạn muốn một tháng và năm được trang trí công phu hơn, hãy thử một số Clip Art trong mục Picture Onlines:
5. Thêm các ngày đặt biệt, văn bản trong lịch của bạn
- Cuối cùng, thêm các ngày lễ và bất kỳ ngày đặc biệt nào như sinh nhật, ngày tốt nghiệp hoặc ngày kỷ niệm. Để thêm văn bản vào một ngày, hãy định vị con trỏ của bạn vào ngày đó; ví dụ: ngày 12 tháng 6. Nhấn phím F2 để chỉnh sửa ô này.
- Bây giờ, hãy nhập tên của sự kiện và cân chỉnh chúng theo ý bạn.
Lưu ý:
- Bạn không thể căn phải số, sau đó căn giữa hoặc căn trái văn bản, vì Excel không cho phép nhiều kiểu đoạn văn trong cùng một ô.
- Bạn có thể nhấp vào nút Tăng thụt lề – Increase Indent (cũng trong nhóm Alignment) để di chuyển dữ liệu ra xa đường viền bên phải hai pixel.
- Bạn cũng có thể sử dụng nhiều thuộc tính phông chữ như In đậm cho số và In nghiêng hoặc một màu khác cho văn bản.
- Nhấn F2 để chỉnh sửa, sau đó đánh dấu số hoặc văn bản và chọn màu hoặc thuộc tính mới.
- Nếu bạn muốn cả hai ô giống nhau, thì chỉ cần đặt con trỏ của bạn trên ô đó và chọn một thuộc tính và màu sắc.
Tạo lịch với Template có sẵn trong Excel
Trong Excel đã có sẵn một số Template giúp bạn có thể tạo lịch một cách rất đơn giản. Các bước thực hiện như sau:
- Đầu tiên bạn mở 1 file excel mới, chọn thẻ File > New
- Trong thanh tìm kiếm, bạn nhập chữ “Calendar”, khi đó xuất hiện các mẫu Template về lịch như hình dưới:
Bạn chỉ cần lựa chọn 1 mẫu lịch theo ý muốn rồi bấm vào nút Create.
Khi sử dụng, để lịch hiển thị theo năm hiện tại, bạn có thể đặt công thức sau đây tại vị trí nhập năm:
=YEAR(TODAY())
Qua bài viết này chúng ta đã biết thêm một số phương pháp để tạo lịch trong Excel rồi. Hy vọng rằng những chia sẻ này có ích cho bạn. Đừng quên tham gia Gitiho ngay hôm nay để biết thêm các mẹo và thủ thuật tin học văn phòng thú vị khác.
Gitiho.com – Nền tảng học online duy nhất tại Việt Nam tập trung vào phát triển kỹ năng làm việc dành cho người đi làm
Với sứ mệnh: “Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người”, đội ngũ phát triển Gitiho.com đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…
Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
- 50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
- 100.000+ học viên trên khắp Việt Nam
Tìm hiểu ngay các khóa học của Gitiho TẠI ĐÂY
[external_footer]
